Az e-mail üzeneteket mindig pontosan kell megfogalmazni, hogy az olvasóközönség értsd az üzenetet. A célcsoport mindenkor eltér? ismeretekkel, így a nyelvi forma és a tartalomnak is illene megváltozni. Különösen fontos, hogy az e-mail üzenetek röviden legyenek. A közönség kevésbé idejével a tarta